Køreplan og tjekliste for generalforsamling

 

Generalforsamlingen afholdes 1 gang årlig i februar. Klubbens vedtægter beskriver forløbet og giver også dagsordenen. I denne artikel har jeg tilføjet praktiske bemærkninger samt en hævdvunden praksis, som ikke fremgår af vedtægterne.

 

Vedtægterne fastlægger at generalforsamlingen skal varsles senest 15. januar. I praksis sker det ved annoncering i klubbladet AMC-nyt der udkommer 1. december.

 

Af indbydelsen fremgår:

·         Dagsordenen fra vedtægterne

·         Hvilke bestyrelsesmedlemmer der er på valg og om de modtager genvalg

·         Hvor vidt formanden er på valg og om han modtager genvalg.

·         Revisor, revisorsuppleant samt bestyrelsessuppleanter (altid på valg) og om de modtager genval.

·         Sidste frist for indsendelse af forslag til behandling på generalforsamlingen

·         Postadresse og mailadresse hvor forslagene kan sendes til (sekretæren)

 

Når bestyrelsen har modtaget de indkomne forslag 1/2, holder bestyrelsen møde for at forholde sig til forslagene og for at lægge sine evt. egne forslag i bunken inden alle forslag sendes ud til medlemmerne.

 

Det sker i en specialudgave af AMC-nyt der blot indeholder:

·         Indkaldelse med angivelse af tid og sted samt dagsorden i flg. vedtægterne

·         Indsendte medlemsforslag og bestyrelsesforslag

·         Revideret regnskab med budgetforslag

 

Indkaldelsen udsendes med brevpost som et alm. klubblad.

 

Regnskabet afsluttes snarest muligt efter årsskiftet af kassereren. Regnskabet forelægges klubbens revisor til godkendelsen. Forudsat revisorens godkendelse fremlægges regnskabet på bestyrelsesmødet.

Kassereren udarbejder også et budgetforslag. Forslaget vil indeholde forventninger til indtægter og de faste omkostninger. På bestyrelsesmødet kan bestyrelsen forholde sig til budgetforslaget og kan tilføje budgetposter til særlige aktiviteter. Når bestyrelsen er enig om budgettet, kan det sendes ud med indbydelsen til generalforsamlingen.

 

Formanden skal skrive udkast til sin og bestyrelsens årsberetning. Årsberetningen behandles og godkendes på bestyrelsesmødet til fremlægning på generalforsamlingen.

 

Der skal i god tid bestilles mødelokale. Det foregår normalt samtidig med bestilling af mødelokaler til vinterens aktiviteter.

Der købes ind til generalforsamlingen som til et vinterklubmøde, dvs. øl, vand, kaffe, småkager, sukker, fløde og sødetabletter.

 

Det er ofte sket at snevejr har vanskeliggjort generalforsamlingen – 4 gange på 10 år faktisk. Derfor kan generalforsamlingen aflyses indtil kl. 16. samme dag. Formand og kasserer beslutter om der skal aflyses pga. vejrlig. Der aflyses for at undgå generalforsamling med meget få fremmødte og som derfor ikke er repræsentative.

 

Formanden skal medbringe klubbens dirigentklokke til generalforsamlingen.

Formanden skal også helst ingen generalforsamlingen have aftale med et medlem der vil påtage sig rollen som dirigent.

 

Proceduren er:

·         Kl. 19 ringer formanden med klokken.

·         Formanden byder velkommen og giver evt. praktiske bemærkninger.

·         Formanden proklamerer, at der skal vælges en dirigent og foreslår sin kandidat. Formanden spørger ud i forsamlingen om der er forslag om andre kandidater. Hvis det er tilfældet skal dirigenten vælges ved afstemning. Det er vist aldrig sket endnu.

·         Formanden giver ordet og dirigentklokken til den valgte dirigent, som takker forsamlingen for valget.

·         Dirigenten skal konstatere om generalforsamlingen er lovligt indkaldt i forhold til vedtægterne og om den er beslutningsdygtig. Hvis det er tilfældet – det er det altid – giver dirigenten ordet til formanden for aflæggelse af bestyrelsens årsberetning.

·         Når årsberetningen er aflagt sætter dirigenten den til afstemning.

·         Hvis årsberetningen nedstemmes, er det ensbetydende med formandens og formentlig bestyrelsens afgang uanset hvem der er på valg. Det er vist heller aldrig sket.

·         Herefter afvikles generalforsamlingen efter vedtægternes dagsorden.

·         Når handlingen er overstået takker dirigenten for god ro og orden og giver klokken tilbage til formanden.

·         Formanden (den gamle, hvis en ny er valgt) takker dirigenten for sit arbejde.

·         Hermed er generalforsamlingen slut.

 

På AMCs generalforsamlinger vælges ikke referent. Det er altid klubbens sekretær.

Sekretæren – uanset om han er genvalgt – udfærdiger en protokol over generalforsamlingen, hvoraf alle valgresultater og beslutninger fremgår. Protokollen refererer ikke den eventuelle debat om punkterne.

Protokollen udsendes til alle medlemmer sammen med det AMC-nyt der udkommer 1/4.

 

Konstituering af bestyrelsen

Det fremgår ikke klart af vedtægterne, men bestyrelsen skal inden for en rimelig tid konstituere sig, dvs. fordele bestyrelsens ansvarsområder på de nye bestyrelsesmedlemmer. Rimelig tid er ca. 2 uger. Det skal i hvert fald ske inden 1/4, hvor medlemmerne orienteres om konstitueringen via referatet fra det konstituerende møde.

Det er ikke et krav, men praksis er, at formandens beretning trykkes i AMC-nyt også.