Festugeflyvningen skal tilmeldes festugeprogrammet. Det sker i marts/april.
Der kommer en erindringsmail fra festugeledelsen, men det er klogt at tjekke festugens hjemmeside for at se hvornår de indkalder til programmet.
Festugens hjemmeside findes på http://www.aarhusfestuge.dk
Når der åbnes for tilmeldinger kan man åbne et tilmeldingsskema. Det er sekretærens arbejde, hvis ikke andet er aftalt.
Festugeflyvningen annonceres også i AMC-nyt senest i bladet der udkommer 1/7. Flyvningen foregår normalt i weekenden sidst i august eller først i september. Der flyves også opvisning onsdag aften i festugen.
I tiden op til festugen skal følgende ske:
- Der skal laves aftale med nogen der kan meje det høje græs ned 1-2 uger før opvisningen
- Der skal ryddes evt. muldvarpeskud
- Højt græs og ukrudt ved stolper, mellem bordene og ved klubhuset slås ned med buskrydderen senest 1 uge før opvisningen.
- Der skal fremfindes eller fremstilles skilte til kiosk, toiletter og afspærringer.
- Der skal laves sikre aftaler for at klippes græs på baner og pilotområde før flyvningerne onsdag og lørdag.
- Der skal skaffes forlængerledninger, så der kan trækkes strøm frem til kiosken fra Fort Knox.
- Der skal lånes en kaffemaskine.
- Der skal laves aftaler om hvem der skal passe kiosken under hele den periode hvor der er publikum.
- Der skaffes og aftælles vekslepenge til kassen
På selve dagen:
- Der sættes sikkerhedsnet op på de høje standere foran pilotfeltet.
- Toilettet skal klargøres, evt. tømmes.
- Der hentes drikkevand til kaffe og til evt. at koge pølser i.
- Der sættes skilte op på pladsen og oppe ved vejen
- kioskteltet stilles op med borde, duge, varer, køleskab, grill, kaffemaskine og prisskilt.
Følgende købes ind til kiosk og forplejning:
- 200 grilpølser - så vidt muligt fra Metro
- 200 pølsebrød
- 2 store flasker sennep
- 3 store flasker ketchup
- 2 store flasker remoulade
- 2 store flasker fransk sennep
- 100 pølsebakker
- 100 servietter
- 100 drikkebægre (til kaffe)
- 100 teskeer
- 50 små kagetallerkner
- 1 ps. sukker
- 1 pk sødetabletter
- 1 ps. flødeerstatning
- 120 sodavand
- 60 øl
- 2 pakker småkager (med mange i)
- 2 ps. kaffe
- kaffefiltre
Sådan afregnes der i kiosken:
- årets udsalgspriser fastsættes af bestyrelsen i fællesskab
- Piloter der flyver opvisning samt hjælpere kan få 2 pølser og 2 brød med øl eller vand til.
De kan drikke kaffe efter behov.
Stævneledelsen kan i løbet af dagen tilbyde hjælperne sodavand.
Om selve flyvningen:
Stævneledelsen beslutter på forhånd om der skal flyves efter program eller der er fri flyvning.
Flyves der efter program, skal dette aftales med piloterne på forhånd. Piloterne skal så vidt muligt forpligte sig overfor stævneledelsen. Programmet sammensættes efter det muliges kunst. Piloterne opfordres til at lave speakernoter med relevante oplysninger og detaljer om deres model(ler) og den flyvning de gennemfører.
Stævneledelsen beslutter om der skal speakes til publikum. I så fald skal der laves aftale med en speaker og der skal skaffes højttaleranlæg med microfon og diverse forlængerledninger.
Umiddelbart før opvisningen samler stævneledelsen piloterne til briefing. Der lægges vægt på publikumssikkerhed.
Stævneledelsen laver aftale med en programleder, som under opvisningen skal sørge for at de programsatte piloter er klar til at flyve til tiden.
Når det hele er overstået:
Sikkerhedsnettet forbliver opsat mellem de to opvisninger (onsdag-lørdag eller lørdag-onsdag)
Skiltene på pladsen kan også forblive mellem opvisnignerne, men skiltet ved vejen fjernes.
Alt andet ryddes væk efter begge opvisninger.
Der skal tømmes affaldsposer og toilet efter behov.
Grillen slukkes med vand og tømmes i græsset bag klubhuset.
Evt. overskydende madvarer efter sidste opvisning kan fordeles mellem de tilstedeværende medlemmer.
Efter sidste opvisning nedtages også sikkerhedsnet og skilte på pladsen.
Køleskabet tømmes for fordærvelige madvarer og slukkes.